Mit über 500 Mitarbeitern bietet die WKS Textilveredlungs GmbH vielfältige Dienstleistungen für die Textil- und Bekleidungsindustrie an weltweit 8 Standorten. Dazu gehören u. a. die Warenschau von Meterware, die waschtechnische Veredlung als auch Reparatur von Bekleidungsteilen sowie Laborprüfungen und Rohwarenlogistik. Pro Jahr werden rund 48 Mio. Meter Oberstoff und 29 Mio. Fertigteile behandelt. Die Zentrale befindet sich im niedersächsischen Wilsum an der niederländischen Grenze.
„Wie update texware bieten auch wir spezialisierte Lösungen für unterschiedlichste Unternehmen aus dem Bereich der Textil – und Bekleidungsindustrie“, erklärt Jörg Brune, Mitglied der Geschäftsleitung und COO (Chief Operations Officer) bei der WKS Textilveredlungs GmbH. „Wir sind praktisch ein ‚Tausendfüßler‘ und unterstützen andere Unternehmen an sehr vielen Gliedern in deren Wertschöpfungskette“.
Die hohe Orientierung an immer wieder unterschiedlichen Kundenbedürfnissen macht die Automatisierung von Prozessen und Verfahren wesentlich komplexer als dies in rein produzierenden Betrieben der Fall wäre. Deshalb gab es auch noch kein ERP-System, als Jörg Brune im Jahr 2005 als Leiter Organisation und Vertrieb in die Geschäftsleitung des Unternehmens stieß. „Obwohl die IT eigentlich nicht zu meinen Kernkompetenzen gehört, war für mich klar, dass die Ziele und Herausforderungen von WKS nur mit Hilfe eines ERP-Systems zu lösen sind“, meint Jörg Brune, dem mittlerweile auch die IT des Unternehmens unterstellt ist. „Wir arbeiteten damals mit einer Art ‚schnellen Schreibmaschine‘ auf der Basis einer Unix Lösung“.
Damals in Auftrag gegebene Arbeiten konnten zwar zur Zufriedenheit der Kunden abgewickelt werden, aber es herrschte keine richtige Transparenz, man konnte kaum Auswertungen machen noch Auslastungen oder einen Auftragsstatus via IT erkennen. Die gleichen Daten wurden an teilweise bis zu 6 unterschiedlichen Stellen erfasst – trotz Unterstützung durch die „schnelle Schreibmaschine“ bedeutete dies eine hohe Arbeitsbelastung bei gleichzeitigem Anstieg des Fehlerpotentials.
Die anspruchsvollen Wachstumsziele des Unternehmens waren so nicht zu erreichen, außerdem wurden die Aufträge der Kunden immer komplexer und die Kunden selbst anspruchsvoller. Als Folge wurde noch 2005 die Einführung eines ERP-Systems beschlossen. Das Projekt fiel in den Verantwortungsbereich von Jörg Brune.
Für Jörg Brune war die Erstellung eines exakten Bedarfsprofils eine entscheidende Voraussetzung – noch bevor man direkt mit einem ERP-Anbieter spricht. Dazu gehört auch, dass klar definiert wird, welche Ziele mit der Lösung erreicht werden sollen. Er ernannte einen IT-affinen Mitarbeiter zum Projektleiter und erstellte im Februar 2006 eine gesamtbetriebswirtschaftliche Prozess-Analyse.
Zunächst wurde klar dokumentiert, was wirklich wichtig war: Minimale Datenerfassung und Datenpflege / Effiziente Auswertungen / Hohe betriebliche Flexibilität / Minimale Abhängigkeiten von Insiderwissen / Hohe Transparenz.
„Wir wollten identische Daten nur einmal erfassen, alle Daten zentral speichern und sofortige Auswertungen nach einmaliger Definition der Kriterien“, erinnert sich Jörg Brune. „Davon erhofften wir uns eine Vergleichbarkeit von Arbeitsschritten mit hoher Transparenz“. Die Lösung sollte auf Standards basieren und weitestgehend ohne Individualprogrammierung auskommen.
Es wurden selbst triviale Dinge berücksichtigt, beispielsweise werden je nach Auftrag unterschiedliche Einheiten für die Abrechnung hinterlegt. Rollenwaren werden bei Warenschau oder Bearbeitung nach Metern abgerechnet, während Fertigsteile in Stück gezählt werden. Alle Anforderungen der Anwender gingen in die Prozess-Analyse ein, der Projektverantwortliche programmierte auf dieser Basis quasi ein „Funktionsmodell“ des für WKS optimalen ERP-Systems.
Dieses Funktionsmodell diente als Pflichtenheft und wurde im April 2006 an fünf vorausgewählte ERP-Anbieter geschickt. Unter diesen Anbietern war auch update texware. „Durch die sehr genauen Vorgaben konnten wir erkennen, welches Angebot unserem Idealmodell am nächsten kam“, meint Jörg Brune.
Um eine möglichst objektive Entscheidung zu gewährleisten entschied er sich, einen gewichteten Bewertungskatalog zu erstellen. Unterschiedliche Kriterien sollten mit Punkten bewertet und dann nach Gewichtung multipliziert werden. Die Kriterien umfassten auch anbieterspezifische Eigenschaften. Diese Kriterien waren beispielsweise: Wie stabil ist das Unternehmen des Anbieters? Anzahl der Mitarbeiter in Deutschland bzw. der Installationen? Dazu kamen natürlich auch IT-relevante Kriterien wie: Wie hoch ist der Standard-Anteil? Ist die Lösung browserbasiert? Umfasst die Lösung einfache Schnittstellen, integrierte Dokumentenverwaltung oder integrierte Regeln? Wie steht es um die Antwortzeiten?
„Jeden einzelnen Punkt haben wir mit 0 bis 10 Punkten bewertet und mit unserer Gewichtung multipliziert“, resümiert Jörg Brune. „Dann war es wie bei der Bundesliga: Wer die meisten Punkte hat wird Meister. Und das war ganz klar update texware“.
Vor der endgültigen Entscheidung hat Jörg Brune das Ergebnis und die Vorgehensweise mit externen Beratern und ERP-Fachleuten diskutiert, dabei wurde ihm bescheinigt, dass dieser Bewertungsprozess höchst professionell und perfekt durchdacht sei. Im Oktober 2006 wurde dann texware/CS in der Basisausstattung bestellt, alle anderen Komponenten waren damals nicht relevant für WKS.
Mit der Umsetzung wurde praktisch sofort begonnen, bereits im Januar 2007 konnten die ersten Bereiche live geschaltet werden. Anfangs gab es bei einigen Mitarbeitern zwar die erwarteten Akzeptanzprobleme gegenüber neuen Lösungen, allerdings waren die erzielbaren Vorteile sehr schnell für jedermann offensichtlich und „die neue Welt“ wurde im Verlauf der schrittweisen Installation in anderen Abteilungen eher begehrt als gefürchtet.
„Hardwareseitig wäre lediglich ein neuer Server für die texware/CS Datenbank notwendig gewesen, wir haben allerdings zeitgleich ohnehin unsere IT Landschaft modernisiert und sämtliche Server virtualisiert“, erinnert sich Jörg Brune. „Die Umsetzung ging sehr schnell über die Bühne und ich war begeistert von der Kundenorientierung der update Mitarbeiter bei der Realisierung unserer Sonderwünsche“.
„update texware ist ein echter Partner von uns geworden“, konstatiert Jörg Brune. „In den 10 Jahren der Zusammenarbeit hat es nie Schwierigkeiten gegeben, weil wir uns gegenseitig fair und wie Partner behandeln“. So half WKS seinem Softwarepartner update texware bei der Produktentwicklung: Aus einer Individualisierungs-Anfrage zur Erstellung und zum Druck unterschiedlichster Listen oder Formulare entstand das Zusatzprodukt texware/CS.EasyPrint, das es bis dato nicht gab. Jörg Brune schätzt an update texware vor allem die Qualität und Flexibilität, wenn es um Kundenwünsche geht. Was versprochen wird, wird auch eingehalten. Jörg Brune: „Wir sind rundum zufrieden und froh, dass wir uns vor 10 Jahren für update entschlossen haben“.
Die ursprünglich gesetzten Ziele wurden größtenteils erreicht und mittlerweile profitiert das ganze Unternehmen. Das System wird kontinuierlich weiterentwickelt und stellt heute nach Ansicht von Jörg Brune das IT-Backbone von WKS. Durch neue Anfragen von WKS-Kunden ergeben sich immer wieder Ansatzpunkte für Änderungen, die individuell adressiert werden müssen. Dabei geht es beispielsweise um Schnittstellen oder die direkte Integration in ein Kundensystem. Meist wird die Lösung in enger Zusammenarbeit mit update texware erarbeitet. WKS ist jetzt in der Lage, ohne viel Aufwand verschiedene Datenauswertungen zu erstellen oder kann beispielsweise auftragsbezogene Kundendaten seinen Kunden zur Verfügung stellen, die diese z.B. für eine Lieferantenbewertung zugrunde legen können.
„update texware kommt aus der textilen Welt und lebt darin. Sie können deshalb sehr schnell nachvollziehen, was wir wollen und auf Anhieb eine passende Lösung liefern.“
„update texware ist über die Jahre zu einem wertvollen und zuverlässigen Partner geworden, der sich wie ein echter hanseatischer Kaufmann gibt und stets hält, was er versprochen hat.“
„Wir bereuen es auf keinen Fall, uns für update entschieden zu haben – im Gegenteil. Mittlerweile ist texware/CS wie das Backbone unserer Unternehmens-IT.“
