Mit sorgfältiger Planung
zur modernen Unternehmens-IT
Mit sorgfältiger Planung zur modernen Unternehmens-IT
Die damalige Lösung war technologisch überholt und stieß an „natürliche“ Grenzen – neue Prozesse und eine erheblich breitere Artikel-Vielfalt machte es notwendig, zahlreiche Schritte manuell zu erledigen. „Mir fiel auf, dass Unmengen an Zeit durch unproduktive Tätigkeiten verloren gingen, “ beobachtete Peter Wiesenberger. „Da wurde permanent Ware gesucht, keiner wusste, wo einzelne Aufträge waren und es herrschte vielerorts Verwirrung“.
Das veraltete System erlaubte im Prinzip nur, Aufträge mit einer entsprechenden Materialabbuchung in die Produktion zu geben. „Wir haben die Aufträge erst wieder auf dem Schirm gehabt, wenn sie fertig waren. Wir wussten nicht, was in der Produktion passiert ist und es war auch nicht nachvollziehbar, wie und mit welchem Aufwand der Auftrag produziert wurde“, beschreibt Peter Wiesenberger die damalige Situation.
In der Folge wurde bereits 2008 nach Alternativen für eine zeitgemäße ERP-Lösung gesucht. Man analysierte, was in dieser Richtung überhaupt machbar und sinnvoll erscheint und steckte so ab, was eine neue Lösung bewerkstelligen sollte. Es war klar, dass es keine fertige Lösung von der Stange gibt, viele kundenspezifische Anpassungen notwendig würden und die Umsetzung entsprechend komplex werden kann. Eine klare Zieldefinition und sorgfältige Planung war für Peter Wiesenberger die entscheidende Voraussetzung zur Lösung der erkannten Problematik.
Harte und weiche Faktoren führen zur Entscheidung
Es war schnell definiert, was die neue Lösung zusätzlich schaffen musste: Verfolgbarkeit der Aufträge zu jeder Zeit, Überblick über Bestände, Auslastung der Produktion und transparente Daten vom Einkauf bis zum Vertrieb. „Ein detailliertes Pflichtenheft haben wir nicht erstellt“, meint Peter Wiesenberger. „Im Dialog mit update texware und zwei weiteren Software-Anbietern wurde klar, wie unsere neue Lösung aussehen musste“. Nachdem das Lösungsszenario umrissen war, wurden die Anbieter um Angebote gebeten, die im Rahmen von Präsentationen unterbreitet wurden.
Die Entscheidungsfindung erfolgte über eine gewichtete Benotung aller Fakten der Angebote und auch einer Bewertung der Anbieter. „Da schwingt bei mir immer ein Bauchgefühl mit“, gibt Peter Wiesenberger zu. „Aber schließlich geht es ja auch um die Menschen, mit denen man dann zurechtkommen muss“. Hier hatte update texware schon Pluspunkte, weil man sich durch die vorherige Lösung kannte.
„Die Zusammenarbeit mit einem Branchenriesen hat uns eher abgeschreckt“, so Peter Wiesenberger weiter. „Wir hatten fast schon Angst mit solchen Leuten zusammenzuarbeiten und gewannen den Eindruck, hier ein Riesenfass aufzumachen – was alleine die Pflege der Lösung anbelangt. Außerdem wären wir dort als Mittelständler ein relativ kleiner Kunde mit entsprechend geringer Bedeutung. Und ich wollte auch keinen Projektmanager freistellen – die Projektrealisierung sollte mit den vorhandenen Mitarbeitern gestemmt werden“.
Die Entscheidung erfolgte deshalb mit klarem Ergebnis für update texware und die ERP-Lösung texware/CS. Das Entscheidungsgremium um Peter Wiesenberger kam zu dem Schluss, dass ein Branchenkenner nicht nur die passendere Lösung bietet, sondern auch in der täglichen Zusammenarbeit wertvollere Beiträge leisten kann.
Strategisch geplanter Systemwechsel
Um die Einführung optimal vorzubereiten beschloss das Team, die ERP-Lösung zunächst als Pilot beim Tochterunternehmen Coyarn in der Schweiz zu realisieren. Als relativ überschaubares Fertigungsunternehmen hatte Coyarn bisher überhaupt keine IT-Lösung und war insofern noch weiter entfernt von einem funktionierendem ERP-System und bot ein ideales Test-Umfeld. 2010 wurde eine „kleine“ Lösung bei der Coyarn AG live geschaltet und das Team sammelte zwei Jahre Erfahrungen, um auf dieser Grundlage eine möglichst geräuschlose Umsetzung im Stammwerk sicherzustellen.
Deshalb entschied sich Peter Wiesenberger auch nicht für eine „Radikal-Umschaltung“, sondern für eine phasenweise Einführung. Ab 2012 wurde kunden-individuell umgestellt: kleinere Kunden mit relativ überschaubaren Bestellungen wurden über das neue System „bedient“, das vorhandene System lief aber noch rund ein halbes Jahr parallel weiter. So wollte man testen und Probleme erkennen, bevor sie große Auswirkungen haben. Schließlich hat sich auch die Arbeitsweise an vielen Stellen verändert: im neuen Prozess wurden beispielsweise viele Daten erstmals per Scanner erfasst, Mitarbeiter mussten geschult werden und sollten realistische Praxiserfahrungen sammeln, ohne den Betrieb aufzuhalten. „Es wäre ein Chaos geworden, wenn wir das von einem auf den anderen Tag umgestellt hätten“, meint Peter Wiesenberger. „Der Parallelbetrieb hat zwar Arbeit gemacht und entsprechend lange gedauert, aber das Betriebsergebnis hat aber nicht gelitten und unsere Kunden haben absolut nichts davon mitbekommen“.
Überzeugende Ergebnisse
Seit 2015 läuft die ERP Lösung texware/CS problemlos bei der Jörg Lederer GmbH. Das System deckt alle Prozesse ab, vom Einkauf bis zum Vertrieb, inklusive der Produktion mit Maschinenauslastung und der kompletten Auftragsabwicklung vom Angebot bis zur Rechnung. Peter Wiesenberger lobt die dadurch erhaltene Transparenz bis hin zu betriebswirtschaftlichen Daten, die er vorher nicht ad hoc einsehen konnte. „Wir sind sehr zufrieden und kommen gut mit der Lösung klar“, resümiert Peter Wiesenberger. „Unsere ursprünglichen Ziele und auch viele seitdem formulierte haben wir erreicht“. Er freut sich, dass er mit seinem anfänglichen Bauchgefühl richtig lag. „Die wirklich kompetenten Ansprechpartner bei update texware verstehen uns auf Anhieb, weil sie eben aus der Textilecke kommen. Ohne Schweiß von allen Beteiligten geht sowas nicht über die Bühne, aber am Ende des Tages zählt das Ergebnis. Ich kann update texware nur empfehlen und würde mich wieder für sie entscheiden.“
