Referenzbericht – WKS Textilveredlungs GmbH

Wichtiger Meilen­stein
zur Erreichung
der Unternehmens­ziele

Wichtiger Meilen­stein zur Erreichung der Unternehmens­ziele

Mit über 500 Mitarbeitern bietet die WKS Textilveredlungs GmbH vielfältige Dienstleistungen für die Textil- und Bekleidungsindustrie an weltweit 8 Standorten. Dazu gehören u. a. die Warenschau von Meterware, die waschtechnische Veredlung als auch Reparatur von Bekleidungsteilen sowie Laborprüfungen und Rohwarenlogistik. Pro Jahr werden rund 48 Mio. Meter Oberstoff und 29 Mio. Fertigteile behandelt. Die Zentrale befindet sich im niedersächsischen Wilsum an der niederländischen Grenze.

„Wie update texware bieten auch wir spezia­lisierte Lösungen für unter­schied­lichste Unter­nehmen aus dem Be­reich der Textil – und Be­kleidungs­industrie“, erklärt Jörg Brune, Mit­glied der Ge­schäfts­leitung und COO (Chief Oper­ations Officer) bei der WKS Textil­ver­edlungs GmbH. „Wir sind prak­tisch ein ‚Tau­send­füßler‘ und unter­stützen andere Unter­nehmen an sehr vielen Gliedern in deren Wert­schöp­fungs­kette“.

Die hohe Orien­tierung an immer wieder unter­schied­lichen Kunden­be­dürf­nissen macht die Auto­mati­sierung von Pro­zessen und Ver­fahren we­sentlich kom­plexer als dies in rein pro­duzierenden Be­trieben der Fall wäre. Des­halb gab es auch noch kein ERP-System, als Jörg Brune im Jahr 2005 als Lei­ter Or­ganisation und Ver­trieb in die Ge­schäfts­leitung des Unter­nehmens stieß. „Ob­wohl die IT eigen­tlich nicht zu meinen Kern­kom­petenzen gehört, war für mich klar, dass die Ziele und Heraus­for­derungen von WKS nur mit Hilfe eines ERP-Systems zu lösen sind“, meint Jörg Brune, dem mittler­weile auch die IT des Unter­nehmens unter­stellt ist. „Wir ar­beiteten damals mit einer Art ‚schnellen Schreib­maschine‘ auf der Basis einer Unix Lösung“.

Damals in Auf­trag ge­gebene Ar­beiten konnten zwar zur Zu­frieden­heit der Kun­den ab­ge­wickelt werden, aber es herrschte keine richtige Trans­parenz, man konnte kaum Aus­wer­tungen machen noch Aus­las­tungen oder einen Auf­trags­status via IT er­kennen. Die gleichen Daten wur­den an teil­weise bis zu 6 unter­schied­lichen Stellen erfasst – trotz Unter­stützung durch die „schnelle Schreib­maschine“ be­deutete dies eine hohe Ar­beits­be­lastung bei gleich­zeitigem An­stieg des Fehler­poten­tials.

Die an­spruchs­vollen Wachs­tums­ziele des Unter­nehmens waren so nicht zu er­reichen, außer­dem wurden die Auf­träge der Kun­den immer kom­plexer und die Kun­den selbst an­spruchs­voller. Als Folge wurde noch 2005 die Ein­führung eines ERP-Systems be­schlossen. Das Pro­jekt fiel in den Ver­ant­wortungs­bereich von Jörg Brune.

Professionelle Bedarfsanalyse und Anbieterauswahl

Für Jörg Brune war die Er­stel­lung eines ex­akten Be­d­arfs­profils eine ent­schei­dende Vor­aus­set­zung – noch bevor man di­rekt mit einem ERP-An­bieter spricht. Da­zu ge­hört auch, dass klar de­finiert wird, welche Ziele mit der Lö­sung er­reicht wer­den sollen. Er er­nannte einen IT-affinen Mit­arbeiter zum Projekt­leiter und er­stellte im Februar 2006 eine gesamt­betriebs­wirt­schaft­liche Prozess-Ana­lyse.

Zu­nächst wurde klar do­ku­men­tiert, was wirk­lich wich­tig war: Mini­male Daten­erfassung und Daten­pflege / Effi­ziente Aus­wertungen / Hohe be­triebliche Flexi­bilität / Mini­male Ab­hängig­keiten von Insider­wissen / Hohe Trans­parenz.

„Wir wollten iden­tische Daten nur ein­mal erfassen, alle Daten zen­tral spei­chern und so­fortige Aus­wer­tungen nach ein­maliger De­finition der Kri­terien“, er­innert sich Jörg Brune. „Davon er­hofften wir uns eine Ver­gleich­barkeit von Arbeits­schritten mit hoher Trans­parenz“. Die Lö­sung sollte auf Stan­dards basieren und weitest­gehend ohne Individual­programmierung aus­kommen.

Es wur­den selbst triviale Dinge be­rück­sich­tigt, bei­spiels­weise werden je nach Auf­trag unter­schied­liche Ein­heiten für die Ab­rechnung hinter­legt. Rollen­waren werden bei Waren­schau oder Be­arbei­tung nach Metern ab­ge­rechnet, während Fertigs­teile in Stück ge­zählt werden. Alle An­for­derungen der An­wender gingen in die Pro­zess-Ana­lyse ein, der Projekt­ver­ant­wort­liche pro­grammierte auf dieser Basis quasi ein „Funktions­modell“ des für WKS opti­malen ERP-Systems.

Dieses Funktions­modell diente als Pflichten­heft und wurde im April 2006 an fünf vor­aus­gewählte ERP-An­bieter ge­schickt. Unter diesen An­bietern war auch update texware. „Durch die sehr genauen Vor­gaben konnten wir er­kennen, welches Angebot unserem Ideal­modell am nächsten kam“, meint Jörg Brune.

Um eine mög­lichst ob­jek­tive Ent­schei­dung zu gewähr­leisten ent­schied er sich, einen ge­wich­teten Be­wertungs­kata­log zu er­stellen. Unterschiedliche Kriterien sollten mit Punkten bewertet und dann nach Gewichtung multi­pliziert werden. Die Kri­terien um­fassten auch an­bieter­spezifische Eigen­schaften. Diese Kri­terien waren bei­spiels­weise: Wie sta­bil ist das Unter­nehmen des An­bieters? An­zahl der Mit­ar­beiter in Deutsch­land bzw. der In­stallat­ionen? Da­zu kamen na­türlich auch IT-re­le­vante Kri­terien wie: Wie hoch ist der Stan­dard-An­teil? Ist die Lö­sung browser­ba­siert? Um­fasst die Lö­sung ein­fache Schnitt­stellen, inte­grierte Doku­menten­ver­wal­tung oder inte­grierte Re­geln? Wie steht es um die Ant­wort­zei­ten?


„Je­den ein­zelnen Punkt ha­ben wir mit 0 bis 10 Punk­ten be­wertet und mit unserer Ge­wich­tung multi­pliziert“, re­sümiert Jörg Brune. „Dann war es wie bei der Bun­des­liga: Wer die meis­ten Punkte hat wird Meis­ter. Und das war ganz klar update texware“.


Vor der end­gül­tigen Ent­schei­dung hat Jörg Brune das Er­geb­nis und die Vor­gehens­weise mit ex­ternen Be­ratern und ERP-Fach­leuten dis­ku­tiert, dabei wurde ihm be­scheinigt, dass dieser Be­wertungs­prozess höchst pro­fessionell und per­fekt durch­dacht sei. Im Ok­tober 2006 wurde dann texware/CS in der Basis­aus­stattung be­stellt, alle anderen Kom­po­nenten waren da­mals nicht rele­vant für WKS.

Rasche Umsetzung ohne Verständigungs­probleme

Mit der Um­set­zung wurde prak­tisch so­fort be­gonnen, be­reits im Januar 2007 konnten die ers­ten Be­reiche live ge­schal­tet wer­den. An­fangs gab es bei einigen Mit­ar­bei­tern zwar die er­war­teten Ak­zep­tanz­pro­bleme gegen­über neuen Lö­sungen, aller­dings waren die er­ziel­baren Vor­teile sehr schnell für jeder­mann offen­sicht­lich und „die neue Welt“ wurde im Ver­lauf der schritt­weisen Ins­talla­tion in an­deren Ab­tei­lungen eher be­gehrt als ge­fürch­tet.


„Hard­ware­seitig wäre le­dig­lich ein neuer Ser­ver für die texware/CS Daten­bank not­wendig ge­wesen, wir haben aller­dings zeit­gleich ohne­hin unsere IT Land­schaft moder­nisiert und sämt­liche Ser­ver vir­tua­lisiert“, er­innert sich Jörg Brune. „Die Um­set­zung ging sehr schnell über die Bühne und ich war be­geis­tert von der Kun­den­orien­tierung der update Mit­ar­bei­ter bei der Real­isierung un­serer Sonder­wünsche“.

Zusammenarbeit in enger Partnerschaft

„update texware ist ein ech­ter Par­tner von uns ge­wor­den“, kons­ta­tiert Jörg Brune. „In den 10 Jahren der Zu­sammen­ar­beit hat es nie Schwierig­kei­ten ge­geben, weil wir uns gegen­seitig fair und wie Part­ner be­handeln“. So half WKS seinem Soft­ware­part­ner update texware bei der Pro­dukt­ent­wick­lung: Aus einer In­dividua­lisierungs-An­frage zur Er­stel­lung und zum Druck unter­schied­lichster Lis­ten oder For­mu­lare ent­stand das Zusatz­produkt texware/CS.EasyPrint, das es bis dato nicht gab. Jörg Brune schätzt an update texware vor allem die Qualität und Flexi­bilität, wenn es um Kunden­wünsche geht. Was ver­sprochen wird, wird auch ein­ge­hal­ten. Jörg Brune: „Wir sind rund­um zu­frie­den und froh, dass wir uns vor 10 Jahren für update ent­schlossen haben“.­

Vorteile für das gesamte Unternehmen

Die ur­sprüng­lich ge­setz­ten Ziele wur­den größ­ten­teils er­reicht und mit­tler­weile pro­fi­tiert das ganze Unter­nehmen. Das Sys­tem wird kon­tinu­ier­lich wei­ter­­ent­wickelt und stellt heute nach An­sicht von Jörg Brune das IT-Back­bone von WKS. Durch neue An­fragen von WKS-Kun­den er­geben sich immer wieder An­satz­punk­te für Än­derungen, die indi­viduell adres­siert wer­den müssen. Dabei geht es bei­spiels­weise um Schnitt­stellen oder die di­rekte Inte­gra­tion in ein Kun­den­system. Meist wird die Lö­sung in enger Zu­sammen­arbeit mit update texware er­arbeitet. WKS ist jetzt in der La­ge, ohne viel Auf­wand ver­schiedene Daten­aus­wer­tungen zu er­stel­len oder kann bei­spiels­weise auf­trags­be­zogene Kunden­daten seinen Kun­den zur Ver­fügung stel­len, die diese z.B. für eine Lie­fer­anten­be­wer­tung zu­grunde le­gen können.

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